Elektronischer Versand der Lohnabrechnung – darf man das?

11 Juli 2018

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, die Lohnabrechnung den Mitarbeitern elektronisch zuzustellen und nicht mehr auf Papier zu drucken. Das spart Zeit und Geld, aber auch Fehlerquellen werden eliminiert. Aber ist das überhaupt zulässig?

Das Gesetz sieht vor, dass der Mitarbeiter einen Anspruch auf eine schriftliche Lohnabrechnung hat. Das ist jedoch nicht wörtlich zu nehmen. Die Lohnabrechnung darf auch als elektronisches Dokument versendet werden, sofern der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Möglichkeit bietet, die Lohnabrechnung persönlich zu empfangen und auszudrucken.

Für die elektronische Zustellung der Lohnabrechnung haben sich in der Praxis zwei Lösungen etabliert:

  • Die Zustellung über ein Portal (Hol-Prinzip). Die Kommunikation ist verschlüsselt und die Lohnabrechnung kann nur mittels Authentifizierung abgeholt werden
  • Die Zustellung per E-Mail (Bring-Prinzip), vorzugsweise an eine private E-Mail-Adresse. Die Kommunikation ist unverschlüsselt, das Dokument mit einem Passwortschutz versehen

Die Zustellung über ein Portal bringt höhere Sicherheitsstandards mit sich, jedoch auch Kosten für das Portal. Zudem erweist sich das Abholen der Lohnabrechnung für die Mitarbeiter eher als umständlich. Die Zustellung per E-Mail ist deutlich einfacher und hat bei den Mitarbeitern eine höhere Akzeptanz.

Die reoplan-Gruppe bietet ihren Kunden die Möglichkeit der elektronischen Zustellung der Lohnabrechnung an. Bei Interesse kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenberater.

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